指南 · 基础知识
香港公司秘书的实际职责——以及为何法例规定必须委任
“秘书”二字容易让人误会。香港的公司秘书不是助理或文员，而是《公司条例》第474条规定每家香港公司必须委任的法定人员。没有公司秘书，公司便不合规。对于身在海外的创始人，这通常是公司的第一个专业合作关系——因为此职位在法律上不能由海外人士担任。
谁有资格出任
- 通常居于香港的个人；或
- 在香港设有注册办事处或营业地点的法人团体。
- 以服务形式提供此职能的机构，必须根据香港反洗钱法例持有信托或公司服务提供者（TCSP）牌照——制度自2018年实施。所有持牌人均载于公司注册处的公开TCSP登记册，正规服务商会展示可供查证的牌照号码。
- 唯一董事不得自任公司秘书。
实际工作内容
法定登记册
保存成员登记册、董事登记册及重要控制人登记册，并出任（或安排）就登记册与执法机关联络的指定代表。
申报与期限
在42天窗口内编制及提交NAR1周年申报表，于15天内申报董事、秘书及注册办事处变更，并跟踪每年商业登记续期。
决议与文书
起草董事会及股东决议，处理周年成员大会或多数小型公司采用的书面决议程序，并保存法例要求的会议记录。
官方地址
如公司秘书同时提供注册办事处，即代收公司注册处及税务局的一切官方通知——包括您绝不能错过的缴费通知书及法庭文件。
银行及KYC支持
提供银行及支付平台在开户和定期审查时要求的公司文件核证副本及状况证明信。
公司秘书不是什么
不是您的核数师，不是税务代表，也不是律师。核数与报税属会计师的工作；法律意见属律师的工作。称职的公司秘书清楚界线所在，并与两者协调配合。
出错的代价
逾期提交周年申报表，登记费由HK$105递增至最高HK$3,480，公司及其高级人员另有被检控风险。更昂贵的失误往往更安静：官方邮件寄到一个无人看管的注册地址。错过的商业登记缴费通知书、错过的报税表、错过的法庭期限，都是这样开始的。公司秘书的真正价值，在于有一个负责的人在看管。
如何选择
- 展示可查证的TCSP牌照号码，可在公开登记册核实
- 有具名专人负责贵公司——不只是一个信箱加工单系统
- 明确的回复时限承诺，可以问责
- 续费价格公开透明——首年低价、次年静默加价是行业最老的把戏
- 对海外股东有完善的开户程序——跳过加强尽职审查的服务商，是拿贵公司去走法律捷径
官方参考资料
- 公司注册处——周年申报表及人员申报规定：cr.gov.hk
- 公司注册处——TCSP牌照登记册：tcsp.cr.gov.hk
本指南仅属一般信息（截至2026年7月），并非法律、税务或专业意见。政府费用及期限可能变动，请以上方官方来源为准，或向我们咨询您的具体情况。