指南 · 基礎知識
香港公司秘書的實際職責——以及為何法例規定必須委任
「秘書」二字容易令人誤會。香港的公司秘書不是助理或文員，而是《公司條例》第474條規定每間香港公司必須委任的法定人員。沒有公司秘書，公司便不合規。對於身在海外的創辦人，這通常是公司的第一個專業合作關係——因為此職位在法律上不能由海外人士擔任。
誰有資格出任
- 通常居於香港的個人；或
- 在香港設有註冊辦事處或營業地點的法人團體。
- 以服務形式提供此職能的機構，必須根據香港打擊洗錢法例持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照——制度自2018年實施。所有持牌人均載於公司註冊處的公開TCSP登記冊，正規服務商會展示可供查證的牌照號碼。
- 唯一董事不得自任公司秘書。
實際工作內容
法定名冊
備存成員名冊、董事名冊及重要控制人登記冊，並出任（或安排）就登記冊與執法機關聯絡的指定代表。
申報與期限
在42天窗口內擬備及提交NAR1周年申報表，於15天內申報董事、秘書及註冊辦事處變更，並追蹤每年商業登記續期。
決議與文書
草擬董事會及股東決議，處理周年成員大會或多數小型公司採用的書面決議程序，並備存法例要求的會議紀錄。
官方地址
如公司秘書同時提供註冊辦事處，即代收公司註冊處及稅務局的一切官方通知——包括您絕不能錯過的繳費通知書及法庭文件。
銀行及KYC支援
提供銀行及支付平台於開戶和定期審查時要求的公司文件核證副本及狀況證明信。
公司秘書不是什麼
不是您的核數師，不是稅務代表，也不是律師。核數與報稅屬會計師的工作；法律意見屬律師的工作。稱職的公司秘書清楚界線所在，並與兩者協調配合。
出錯的代價
逾期提交周年申報表，登記費由HK$105遞增至最高HK$3,480，公司及其高級人員另有被檢控風險。更昂貴的失誤往往更安靜：官方郵件寄到一個無人看管的註冊地址。錯過的商業登記繳費通知書、錯過的報稅表、錯過的法庭期限，都是這樣開始的。公司秘書的真正價值，在於有一個問責的人在看管。
如何選擇
- 展示可查證的TCSP牌照號碼，可在公開登記冊核實
- 有具名專人負責貴公司——不只是一個信箱加工單系統
- 明確的回覆時限承諾，可以問責
- 續費價格公開透明——首年低價、次年靜默加價是行業最老的把戲
- 對海外股東有完善的開戶程序——跳過加強盡職審查的服務商，是拿貴公司去走法律捷徑
官方參考資料
- 公司註冊處——周年申報表及人員申報規定：cr.gov.hk
- 公司註冊處——TCSP牌照登記冊：tcsp.cr.gov.hk
本指南僅屬一般資料（截至2026年7月），並非法律、稅務或專業意見。政府費用及期限或會更改，請以上方官方來源為準，或向我們查詢您的具體情況。